Comité de liaison mixte - 9 juillet 2015

Présidente

  • Annie Crousset

Participants(es) pour l'IPIC

  • Philip Lapin
  • Marijo Coates
  • Paula Clancy

Participants(es) pour l'OPIC

  • Iyana Goyette
  • Sylvie Genest
  • Kimberley Baillie

Introduction

L'OPIC a invité l'Institut de la propriété intellectuelle du Canada (IPIC) à co-présider ces réunions. Le procès-verbal sera publié sur le site Web de l'OPIC dès qu'il sera approuvé par les deux parties.

Objet du comité

L'objet de ce comité est d'assurer un dialogue continu entre l'OPIC et l'IPIC, de tenir un forum de consultation afin d'améliorer continuellement les services et de diffuser des informations à la communauté des agents.

1. Statistiques de l'OPIC (en date de juin 2015)

Premier rapport

La Direction des marques de commerce (DMC) a présentement 28 000 dossiers en attente d'un premier rapport.

Le délai d'exécution entre le dépôt et la première action est d'environ 6,4 mois, ce qui représente une nette amélioration par rapport aux 8,4 mois notés en avril 2014.

Correspondance

Le délai de traitement pour le courrier est d'environ 1,6 mois, ce qui représente aussi une nette amélioration par rapport aux 4 mois d'auparavant.

 

Du dépôt d'une demande à son enregistrement

Le processus complet à partir du dépôt jusqu'à l'enregistrement prend actuellement 27.1 mois en moyenne.

2. Excellence opérationnelle

Méthode LEAN

Cette initiative implique une dizaine de firmes d'agents à travers le Canada afin d'essayer d'améliorer l'efficacité du processus d'examen des demandes. Elle pourrait être mise en application (en partie) si elle est un succès.

 

L'OPIC a discuté des initiatives LEAN mises en place pour aider à améliorer le processus complet d'enregistrement. Parmi ces changements, on note un plus grand recours aux appels téléphoniques pour résoudre des enjeux mineurs, ainsi qu'une démarche pour préciser la nature de certains biens et services portant à confusion lorsqu'une objection est soulevée pour seulement une partie des biens et services de la demande.

La première phase du projet est maintenant complétée. L'équipe a traité environ 1 100 dossiers en appliquant le processus d'examen proposé. Aucun nouveau dossier n'est accepté dans le pilote. Les informations et les données seront maintenant analysées afin de voir si les changements produiront les résultats escomptés. Nous espérons pouvoir mettre en œuvre certaines des initiatives essayées dans le cadre de ce projet. Les résultats préliminaires sont très prometteurs.

Projet de réduction de l'inventaire de la correspondance

L'OPIC a discuté de la diminution du courrier en inventaire des dossiers de correspondance. Cette initiative a permis de réduire le temps d'attente de 4 mois à 1.6 mois pour recevoir une réponse du Bureau.

Examen accéléré

L'examen accéléré avait été mis en place lorsque le temps d'attente pour un premier rapport était d'un peu moins que deux ans. Comme il est actuellement de moins de 7 mois, l'examen accéléré ne sera pas réintroduit pour l'instant.

 

Programme d'examen de la qualité

La DMC revoit présentement le Programme de la qualité à l'examen et entrevoit diverses possibilités. La structure de ce programme n'a pas encore été déterminée. Ce projet vise à améliorer la qualité et l'uniformité tout en répondant aux problèmes soulevés par les agents.

Prolongation de délai

 

Les demandes de prolongation multiples expliquent en grande partie les délais entre le dépôt de la demande et l'enregistrement. La DMC examine plusieurs options afin de réduire le temps nécessaire pour le traitement d'une demande. Les deux parties ont discuté de changements possibles à apporter à cette pratique afin de réduire le temps consacré à l'examen d'un dossier. À titre d'exemple, la DMC considère réduire le temps d'attente de 6 à 4 mois pour répondre au rapport initial de l'examinateur, et accorder par la suite des prolongations de délai sur une base de 4 mois (au lieu des 6 mois présentement octroyés). La DMC apprécierait recevoir les commentaires du comité à savoir s'il serait en faveur ou non d'un tel changement. (Hormis le changement en termes de mois accordés, le processus demeurerait identique. En d'autres mots, la première prolongation serait octroyée ‘sur demande' et les prolongations subséquentes le seraient sur une ‘base exceptionnelle'). Après l'admission de la marque, les demandes de prolongation seraient de 6 mois.

ACTION : L'IPIC discutera de cette question à l'interne et en reparlera avec l'OPIC cet automne.

 

3. Rappels concernant l'examen

Correspondance électronique

Des problèmes d'envoi de correspondance à l'OPIC par télécopieur (temps de traitement) ont été notés. Les agents et les demandeurs sont avisés d'utiliser les services de dépôt de demande et de révision en ligne.

 

Appels téléphoniques

Un rappel été fait auprès des examinateurs pour qu'ils retournent les appels dans un délai de 24 heures.

 

Advenant qu'un agent ne soit pas satisfait du service fourni par un examinateur, il est prié de contacter directement le superviseur. Il est possible de trouver les coordonnées du superviseur en consultant le service électronique SAGE. En entrant le nom de l'examinateur, la liste hiérarchique paraît à l'écran. Par exemple, si l'examinateur fait partie de l'équipe « examen 1», en cliquant sur le lien, vous obtiendrez les noms de tous les examinateurs faisant partie de cette équipe, ainsi que celui du chef d'équipe.

En raison d'une initiative gouvernementale récente visant à réduire le nombre de lignes terrestres, certaines de nos vieilles correspondances pourraient contenir des numéros de téléphone qui sont désuets. Nous vous invitons de nouveau à utiliser le service électronique SAGE afin de trouver les coordonnées de l'employé en question.

 

Entrevues en personne

L'IPIC indique qu'un certain nombre d'examinateurs, ainsi que leurs superviseurs, ont refusé de mener des entrevues en personne. Un rappel a été envoyé à la section de l'examen à ce sujet. Les examinateurs pourraient toutefois demander la participation de leur superviseur.

4. Technologies de l'information

Terminologie relative à l'article 9

A) Il a été noté que certains usagers qui voient une marque officielle dans la base de données de l'OPIC confondent celle-ci avec une marque de commerce ordinaire.

 

Les marques relevant de l'article 9 dans la base de données sont toujours référencées comme des marques interdites ou officielles et une fois l'avis public émis, le statut « publié » est affiché.

L'IPIC demandait s'il serait possible de changer les données en ligne afin que tous les usagers puissent différencier les marques officielles des marques ordinaires. Cette requête impliquerait des changements TI , et la DMC n'est pas certaine de pouvoir effectuer ce changement maintenant. Elle va cependant le considérer.

B) Publication des marques officielles (section 9)

Les demandes de marques officielles paraissent dans la base de données de l'OPIC avant leur publication. Puisque les droits d'une marque officielle n'existent qu'en date de sa publication, le comité a demandé s'il serait possible d'éviter de les inclure dans la base de données avant qu'elles soient publiées.

La DMC a précisé que les marques officielles ont été mises à la disposition du public avant leur publication à la suite d'une requête faite précédemment par la communauté des agents. De plus, l'OPIC n'a pas le pouvoir de restreindre l'accès à ces dossiers. Ils doivent être mis à la disposition du public, tout comme les autres demandes déposées.

Problèmes informatiques avec 90 demandes déposées entre janvier et maintenant

Des recherches exécutées il y a plusieurs mois sur le système CD NAME SEARCH affichaient des résultats selon lesquels certaines demandes n'étaient pas disponibles. Cependant, le système n'identifiait pas les demandes non recherchées.

La DMC a précisé qu'une erreur de système a fait en sorte qu'une série de numéros de demandes ne semblaient pas avoir été classés en ordre chronologique. Par conséquent, cela a donné l'impression que les recherches étaient incomplètes. Cette anomalie du système a entraîné l'exclusion de ces numéros de dossier dans les paramètres de recherche. Ils ont cependant été assignés depuis. La DMC a confirmé qu'aucune demande ne manquait dans les recherches. La date d'entrée en vigueur n'a pas encore été annoncée.

5. Projet de loi C-31

La date d'entrée en vigueur n'a pas encore été annoncée.

À venir

Arrangement de Nice

Dès cet automne, l'OPIC acceptera, sur une base volontaire, les dépôts de demande et les enregistrements pour les produits et services classés selon la classification de Nice. Cela n'est pas encore une exigence. Le but est d'éviter un retard dans le classement des dossiers à l'entrée en vigueur du projet de loi C-31. Afin d'aider la communauté des agents et les demandeurs directs à faire la transition vers NICE, un certain nombre d'outils seront mis en place, dont la mise à jour du système de dépôt de documents et de l'enregistrement en ligne, ainsi qu'une liste approuvée de biens et services classés (tirée du Manuel des produits et des services). Une page Web sera aussi mise en place pour renseigner les clients.

 

Renouvellement et enregistrement en ligne

L'OPIC indique que les demandes de renouvellement et d'enregistrement en ligne sont maintenant fusionnées en une seule plateforme. Les agents pourront ainsi utiliser leur compte de dépôt pour renouveler les enregistrements de marques de commerce en lots.

 

Base de données

La base de données sera mise à jour pour permettre la recherche selon la classification de Nice. Les informations de classification provenant d'une tierce partie seront aussi disponibles aux fins de recherche.

6. Table ronde

Nous n'avons pas discuté de tous les points proposés par le comité. La DMC pourra peut-être aborder ceux qui n'ont pas été vus en créant une liste de questions et réponses pouvant être affichée en ligne.

Prochaine réunion : En novembre.