Le jeudi 23 mai 2013
Président : Mesmin Pierre, Directeur, Direction du droit d'auteur et des dessins industriels
Participants
OPIC
- Mesmin Pierre, JLC – DI Co-président, (Directeur)
- Carla Giannetti (Gestionnaire intérimaire, Operations)
- Micheline Vincent (Gestionnaire des projets informatiques)
- Rita Carreau (Gestionnaire, Politique technique)
- Tracey Fitzpatrick (Agente de programme)
- Alan Troicuk (Avocat-conseil, services juridiques d'Industrie Canada)
Observateurs de l'OPIC
- Stephanie Houle (Chef d'équipe intérimaire)
- Kathleen Bracci (Agente de programme)
- Brittany Stief ( Analiste des politiques)
- Chi Leung Hung (Agent des systèmes informatisés)
Professionnels de la PI
- Christine Genge, JLC – DI Co-présidente (Smart & Biggar)
- James Longwell, (Gowling, Lafleur and Henderson)
- Alain Provost (Robic) *via téléconférence
- Kent Fincham (MacRae & Co) *via téléconférence
- Kimberley Lachaine (Kirby, Eades, Gale, Baker)
- Taiji Yoshino (Nelligan O'Brien Payne) *via téléconférence
- Clark Holden (Osler, Hosken & Harcourt, LLP) *via téléconférence
- Jean-Charles Gregoire (Marks & Clerk)
Absents
- Christopher Hunter (Norton Rose OR S.E.N.C.R.L., s.r.l./LLP)
- Peter Everitt (Ridout & Maybee LLP)
- Michel Sophia (Bereskin & Parr LLP/S.E.N.C.R.L., s.r.l./LLP)
- Stephen Perry (Perry & Currier)
- Curtis Behmann (Borden, Ladner Gervais)
- Andrei Ionescu (G. Ronald Bell & Associates)
- Ian Paul Goodman (Shapiro Cohen)
- Jennifer Jannuska (Deeth Williams)
- Philip Oliver (MBM)
1. Mot de bienvenue et introduction
(M. Pierre)
Bienvenue à tous.
Statistiques
L'OPIC tente actuellement de trouver une approche harmonisée afin d'afficher en ligne les statistiques associées à tous les secteurs d'activités et ce, régulièrement. D'ici là, la DDADI continuera à envoyer des courriels mensuels.
Avril
- Nouveaux dossiers : 439
- Inventaire général : 5 300
- En attente d'une première action : Environ 3 000
- Du dépôt à la conformité : Deux semaines
- Du dépôt à la première action : 8,1 mois
- Du dépôt à l'enregistrement : 10,4 mois
L'augmentation du délai d'exécution jusqu'à l'enregistrement est attribuable à l'initiative LEAN. De nombreux anciens dossiers sont effectivement traités en priorité par les examinateurs. On prévoit que la courbe commencera à diminuer d'ici la fin d'octobre. L'objectif, que l'on souhaite atteindre d'ici la fin du présent exercice financier, est de neuf mois entre le dépôt et l'enregistrement. L'objectif définitif est de 7,6 mois d'ici la fin de 20152016.
Ressources humaines
Britany Stief se joint au bureau le lundi 27 mai. Elle se chargera du dossier des politiques pour remplacer Rita Carreau, qui prend sa retraite en juillet.
Le Bureau a embauché trois nouveaux commis au traitement, qui se chargent actuellement des formalités. On a d'ailleurs déjà observé une réduction considérable du retard accumulé dans le traitement des demandes.
Le Bureau compte actuellement environ 40 employés.
Il est possible d'augmenter la capacité liée aux politiques afin de travailler sur le traité de La Haye.
Sensibilisation
Le webinaire, qui a lieu en décembre, a été bien accueilli.
On lance une invitation aux membres qui souhaitent s'adresser au personnel de la DDADI dans le but de les intéresser aux tendances et aux questions stratégiques. N'hésitez pas à communiquer avec Tracey Fitzpatrick à tracey.fitzpatrick@canada.ca pour discuter des possibilités.
C. Genge souligne que la réunion nationale de l'IPIC se déroulera à Gatineau cette année et qu'il y aura un exposé sur les dessins.2. Présentation
(C. Genge)
Un nouveau coprésident sera introduit à la prochaine réunion, puisque le mandat de deux prend fin.
3. Gestion LEAN
(C. Giannetti)
L'initiative LEAN vise l'excellence opérationnelle.
LEAN est une méthode d'amélioration axée sur l'optimisation de la valeur pour le client grâce à la réduction des activités inutiles et sans valeur ajoutée menées dans le cadre du processus. Le but est d'accroître la rapidité, la qualité et l'efficacité. Il s'agit d'un processus continu que tout l'OPIC a adopté. La DDADI a commencé à travailler sur cette initiative à l'automne 2012. Le premier projet pilote de la direction, qui a débuté le 6 mai par le volet examen du processus, vise réduire considérablement le nombre d'anciens dossiers, puis de tenter de réduire le retard accumulé dans le traitement des demandes.
M. Pierre explique que LEAN est une méthode industrielle visant à rationaliser les processus le plus possible, à éliminer les processus inutiles et à se concentrer sur les besoins des clients.
J. Longwell demande si les anciens dossiers ont des éléments en commun.
C. Giannetti répond qu'il y a diverses raisons. L'Office applique la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS).
C. Genge demande comment on procédait auparavant.
S. Houle répond que les modifications étaient traitées au fur et à mesure qu'elles étaient reçues. Maintenant, elles sont traitées en fonction de la date de dépôt.
M. Pierre fait remarquer que la tendance était de se charger des dossiers faciles. Cela n'est plus le cas.
4. Mises à jour de la TI
(M. Vincent)
Démonstration de la nouvelle demande
Le Bureau a tenté d'intégrer le plus d'exigences possible parmi celles découlant de la réunion spéciale tenue en juillet. La version actuelle ne constitue qu'un prototype. Les changements seront effectués en ligne d'ici au 31 juillet. Soulignons que si un dessin ne respecte pas les normes de format requis, le système le convertira néanmoins. Le demandeur ou le mandataire sera en mesure de visualiser l'image convertie et il par la suite devra l'approuver. Le Bureau tente présentement de rendre possible le dépôt de dessins en format PDF, mais il ne sera toutefois pas en mesure de le faire pour le déploiement de juillet.
J. Longwell demande s'il existe un programme raisonnable permettant de convertir les dessins du format PDF au format TIFF.
Suivi : M. Vincent répond qu'elle consultera l'équipe de développement et qu'elle en informera les membres.
J. Longwell fait remarquer que puisque la demande s'effectue sous forme de formulaire, le processus est encore exigeant en main-d'œuvre pour les clients. L'utilisation d'une demande à format libre serait beaucoup plus rapide.
M. Vincent répond qu'une telle demande n'est pas envisageable en ce moment.
C. Genge demande ceci : Si plusieurs demandes sont déposées et si la seule différence se trouve dans les dessins, y atil un moyen de reproduire la demande?
M. Vincent répond que cela ne sera probablement pas possible en juillet, mais peutêtre dans un avenir rapproché.
C. Genge explique que son bureau n'utilisera pas la demande en ligne avant que celleci soit aussi ou sinon plus efficace qu'une demande papier.
J. Longwell fait remarquer que la Direction des marques de commerce avait adopté une approche semblable, mais que l'avantage constituait la réduction des frais de dépôt en ligne.
C. Hung demande s'il serait utile que l'Office utilise XML dans l'avenir.
J. Longwell répond que cela pourrait être utile.
C. Genge demande s'il est possible d'ouvrir plusieurs dossiers en même temps.
M. Vincent répond que cela est possible. Il est également possible d'enregistrer les travaux en cours. Lorsque vous retournez dans la demande, le formulaire vous ramène à la dernière étape complétée.
J. Longwell fait remarquer qu'il serait utile, dans la mesure du possible, de générer au préalable l'information du mandataire au moyen de la connexion IC.
C. Genge demande si le système associe les cartes de crédit au compte.
M. Vincent explique que cela n'est pas possible, pour des raisons de sécurité.
J. C. Gregoire fait remarquer qu'il serait bien de pouvoir visualiser les images une fois qu'elles sont chargées, plutôt que de seulement voir le nom des dossiers.
J. Longwell est d'accord.
M. Pierre répond que le Bureau tiendra compte des commentaires et y donnera suite le plus tôt possible.
Mise à jour d'Oracle 11G
Ces changements, qui affectent DesignPlus, sont strictement internes et n'ont aucune incidence sur les clients. DesignPLus sera mis à niveau au cours des prochaines semaines. Une fois que ces changements auront été apportés, le Bureau sera en mesure de se concentrer sur les autres mises à jour.
Activités de maintenance
Il a été porté à notre attention que neuf dossiers ayant fait l'objet d'un maintien n'ont pas paru sur le Web. Dans un des cas, la recherche a été effectuée avant la mise à jour hebdomadaire (le Web est actualisé seulement une fois par semaine, les jeudis soir). Dans le cas des autres fichiers, le Bureau n'a pas été en mesure de déterminer une cause. Bien qu'il tente encore de trouver la cause, le Bureau effectuera une vérification tous les vendredis matins pour veiller à ce que cela ne se reproduise plus.
M. Pierre explique également que l'objectif consiste à mettre à jour la base de données tous les jours.
J. Longwell mentionne qu'il y a eu un autre incident d'absence d'information prioritaire sur un certificat d'enregistrement.
M. Vincent offre de se charger de ce dossier.
5. Activités internationales
(R. Carreau, A. Troicuk)
SCT (A. Troicuk)
La 28e séance du SCT a eu lieu en décembre dernier. La 29e séance se déroulera la semaine prochaine.
La séance vise principalement à rédiger les dispositions associées au traité sur le droit des DI.
Il y a encore des questions à examiner, dont l'aide technique à offrir aux pays en développement.
Le processus se rapproche d'une conférence diplomatique.
Des changements canadiens sont susceptibles d'être nécessaires, incluant par exemple :
- Les règles 2 et 3 de l'article 3 dressent une liste très exhaustive des exigences auxquelles doit satisfaire une demande. Cela nécessitera probablement des changements à nos articles de droit. Par exemple, plutôt que d'exiger le nom d'un représentant aux fins de signification, demander seulement une adresse de service.
- L'exigence du Canada de faire une déclaration en vertu de l'alinéa 4(1)b) de la Loi sur les dessins industriels ne semble pas acceptable.
- Les exigences relatives aux dessins devront être modifiées.
- Les exigences relatives à la date de dépôt devront être simplifiées. Les exigences en matière de changement de propriété devront être révisées en fonction de notre processus d'assignation.
C. Genge demande si la loi sera complètement « ouverte » pour permettre les changements.
M. Pierre répond que c'est l'objectif visé.
C. Genge demande si l'OPIC a l'intention de s'opposer à l'un ou l'autre des changements.
A. Troicuk répond que l'OPIC considère cela comme une occasion de moderniser la Loi sur les dessins industriels et d'examiner les pratiques exemplaires appliquées à l'échelle internationale.
J. C. Gregoire souligne qu'il y a moins de changements controversés à apporter au traité sur le droit des DI qu'à l'Arrangement de La Haye.
A. Troicuk explique que le Bureau espère examiner les deux ententes. Le traité sur le droit des DI est principalement un traité de formalités.
C. Genge demande quel est le calendrier rattaché à la conférence diplomatique.
A. Troicuk répond qu'on ne sait pas, mais pense que la conférence pourra avoir lieu après deux autres réunions du SCT.
M. Pierre explique que les travaux associés aux articles et aux règles progressent bien.
A. Troicuk demande aux membres de quelle façon ils souhaitent participer à ce processus.
C. Genge répond que cela doit être abordé avec la direction de l'IPIC.
J. Longwell mentionne que des membres de l'IPIC ont déjà participé aux réunions, mais pas récemment.
Suivi : M. Pierre souhaite convoquer un sousgroupe de travail à l'automne pour discuter des résultats et pour en faire état au CCM.
A. Troicuk fait remarquer que l'Office est disposé à mener les discussions souhaitées par les membres.
Arrangement de La Haye (R. Carreau)
On remercie les membres des commentaires formulés au sujet de l'analyse juridique de l'Arrangement de La Haye. Les changements ont été intégrés au texte. L'OPIC prévoit maintenant s'entretenir avec le USPTO pour tirer un apprentissage de son expérience.
M. Pierre explique qu'il est encore très tôt. Le Bureau examine les conséquences de la ratification de l'Arrangement de La Haye, car il faut répondre à certaines questions stratégiques.
De nombreuses questions techniques ont été soulevées. On a tenu des discussions préliminaires avec l'OMPI, dont la question à savoir si le Canada serait considéré comme un bureau d'examen au sens qu'en donne l'Arrangement de La Haye.
C. Genge fait remarquer que cela semble très significatif.
R. Carreau explique que cela est une question que le Bureau devra examiner très attentivement, car elle peut avoir des conséquences considérables.
6. Mise à jour des pratiques associées aux dessins industriels
Délai associé à l'enregistrement
(R. Carreau, C. Giannetti)
Une version provisoire de l'avis de pratique a été transmise aux membres.
Le Bureau a envisagé de nombreux scénarios qui devaient être examinés.
Le Bureau propose un délai automatique de deux mois sur demande, débutant à la date d'admission.
La proposition a été créée en fonction d'un dépôt électronique.
Lorsqu'une demande de délai sera reçue, une lettre sera transmise pour accuser réception de la demande. Une fois la demande autorisée, une confirmation du délai sera transmise pour indiquer la date de début du délai et la date d'enregistrement la plus proche possible de l'expiration du délai. En outre, la lettre de confirmation dressera la liste des dossiers connexes traités au moment de l'admission (des associations additionnelles peuvent être ajoutées ultérieurement, mais aucune ne sera supprimée).
C. Genge fait remarquer qu'un délai de deux mois n'est pas utile pour les clients qui souhaitent retenir la publication pour des raisons autres que le dépôt d'une demande complémentaire.
J. Longwell demande d'où vient la volonté de réduire le délai à deux mois. Le délai ne pourraitil pas demeurer de six mois, comme il l'est actuellement?
R. Carreau répond que cela augmenterait le délai d'exécution, car le délai débutera à l'étape de l'admission plutôt que le jour de réception de la demande de délai (qui se situe habituellement à l'étape du dépôt), conformément à la pratique actuelle.
C. Genge explique que cette réduction du délai ne prend pas en considération le souhait des clients. La satisfaction du client devrait motiver la décision. Si le premier délai est de deux mois, le deuxième délai peutil être de six mois?
J. Longwell admet que cela semble un changement considérable.
M. Pierre prend acte des commentaires des membres. C'est le délai qui pose problème. Les représentants du Bureau examineront l'avis et tenteront de faire un compromis entre la souplesse et la certitude sur le marché.
C. Giannetti affirme qu'une fois le nouveau délai lié à la pratique d'enregistrement en place, on n'accordera plus de période de deux mois pour le dépôt des demandes complémentaires à la suite de la réception d'une modification dans une demande apparentée. Les demandes complémentaires devront être déposées au même moment que la modification d'une demande apparentée, sans quoi une demande de délai d'enregistrement sera requise.
K. Lachaine fait remarquer qu'elle se fierait plutôt au rappel de deux mois actuellement utilisé, car cela donne un délai de 20 jours de mise à la poste, dans le cas où un délai supplémentaire est nécessaire. La nouvelle pratique ne prévoit pas les 20 jours (c.àd. que la demande passe à l'enregistrement le jour de l'expiration du délai, à moins que d'autres dossiers connexes la retiennent).
C. Giannetti explique que la meilleure solution consiste à déposer les demandes d'enregistrement du délai en ligne, car il n'y a aucun délai imposé entre l'arrivée à la salle du courrier et l'arrivée à la DDADI.
M. Vincent apprécie les commentaires, car ils permettent de comprendre les défis des membres.
J. C. Gregoire explique que le Canada doit éviter de perdre de la compétitivité.
K. Bracci demande quel serait le délai acceptable.
C. Genge répond que les deux mois initiaux conviendraient aux demandes complémentaires, mais que ce délai serait serré. Il ne serait pas acceptable dans les cas où un délai de publication est requis, ce qui nécessite de nombreuses demandes de deux mois.
J. Longwell propose deux mois, puis six, et six additionnels. Un délai supérieur à cela doit être solidement justifié.
C. Genge demande quelles sont les prochaines étapes.
Suivi : R. Carreau répond que le Bureau prévoira un certain temps pour les commentaires. Un courriel indiquant des échéances sera bientôt transmis.
Procédure accélérée (R. Carreau)
Il faut apporter des modifications au système. Les prochaines versions du système sont prévues à l'automne et à l'hiver. Les modifications seront apportées à l'une de ces versions.
Mise à jour de IDOP (Recueil des pratiques administratives du Bureau des dessins industriels) pour les demandes complémentaires (C. Giannetti)
On a demandé de mettre à jour la section 6.7.1 d'IDOP à la réunion de juin. Les mises à jour ont été faites en avril.
Rappel (C. Giannetti)
On rappelle de ne pas utiliser les cases postales pour les adresses des demandeurs.
J. C. Gregoire explique que parfois, c'est le seul élément de l'adresse connu.
C. Giannetti répond que les agents doivent simplement l'indiquer dans la lettre d'accompagnement.
7. Points à l'ordre du jour de la réunion du comité sur les DI de l'IPIC
(C. Genge)
Délais d'enregistrement annulés
Dans certains cas, des demandes de délai d'enregistrement ont été annulées alors qu'elles n'auraient pas dû l'être.
C. Giannetti répond que c'est un cas d'erreur humaine. Le Bureau met en place des mesures pour que cela ne se reproduise plus à l'avenir, et ces mesures entreront en vigueur en juillet. D'ici là, on a rappelé aux employés d'être plus vigilants.
Interface graphique et icônes électroniques
Le domaine des interfaces graphiques et des icônes électroniques évolue très rapidement. Comment peuton tenir compte de cette réalité au Canada?
J. Longwell explique qu'on a abordé l'interface graphique et les icônes électroniques dans trois exposés présentés lors de la Journée du dessin industriel de l'USPTO.
Les clients tentent de protéger l'expérience utilisateur totale.
Les interfaces graphiques dynamiques sont bien plus que la somme de leurs parties. Si le Bureau des dessins industriels souhaite suivre le rythme, il faudra qu'il tienne compte de cela.
R. Carreau répond que le Bureau devra examiner la façon dont cela est pris en compte dans d'autres bureaux. Des plans sont déjà en place pour aborder ce sujet avec l'USPTO.
C. Genge souhaite trouver une solution dans la loi actuelle.
Suivi : C. Genge fait également remarquer que la majorité des exposés sont accessibles dans le site Web de l'AIPLA. Elle s'informera de la façon de donner à la DDADI un accès au site.
8. Tour de table
T. Fitzpatrick souligne que l'OPIC est maintenant présent sur Twitter, à @CIPO_Canada et à @OPIC_Canada.
9. Mot de clôture
(M. Pierre)
Je vous remercie tous d'avoir participé à cette réunion très constructive.